Intégration PrestaShop avec Symfonia ERP : comment la planifier pour qu’elle fonctionne sans accroc
Cet article s’appuie sur le projet que l’équipe prestaninja.pl mène pour le fabricant de meubles Furnitex. Nous y montrons comment nous connectons PrestaShop au système Symfonia ERP et quelles décisions il faut prendre avant d’écrire la première ligne de l’intégration.
Chez Furnitex, la disponibilité d’un meuble ne se résume pas à un chiffre. Il y a le stock de l’entrepôt local. Il y a les arrivages prévus, c’est-à-dire la marchandise en route depuis la Chine. Il y a les livraisons incomplètes ou en retard, et les retours clients. Si l’intégration n’en tient pas compte, la boutique vendra ce qu’elle n’a pas, ou cessera de vendre ce qui arrivera bientôt à l’entrepôt.
En bref : une bonne intégration PrestaShop-Symfonia commence par définir quel système est responsable de quelle information, comment les produits et les clients sont associés, et à quel moment la commande doit arriver dans l’ERP. C’est seulement sur cette base que l’on construit les flux de données.
Point de départ : comment vend Furnitex
Furnitex sert des clients professionnels et importe une grande partie de sa marchandise de Chine. La commande fournisseur est créée dans Symfonia environ trois mois avant la livraison. Dès ce moment, les clients veulent acheter ces meubles, alors qu’ils n’existent pas encore physiquement.
La deuxième particularité de ce modèle, c’est l’expédition. Le client ne commande pas une seule fois en attendant le transporteur. Pendant plusieurs jours, il passe de nouvelles commandes, et le moment de l’expédition est fixé avec le service client. S’y ajoutent les ensembles, les conditions commerciales individuelles et le travail de l’entrepôt sur palettes.
Une simple synchronisation « stock de l’ERP vers la boutique » ne suffit pas ici. Symfonia sait ce qui se trouve à l’entrepôt, mais ne connaît pas encore les commandes en attente d’une décision d’expédition dans la boutique. La première décision de conception a donc été la répartition des rôles.
Quel système est responsable de quoi ?
Nous avons décidé que toutes les commandes, y compris celles prises par téléphone ou au showroom, sont enregistrées dans PrestaShop. C’est la seule façon pour la boutique d’avoir une vision complète de ce qui est déjà réservé.
Cette répartition a une conséquence qu’il faut connaître dès le départ : le stock affiché dans la boutique est parfois inférieur à celui de Symfonia. Ce n’est pas une erreur. La différence correspond aux commandes réservées dans la boutique qui ne sont pas encore passées par l’entrepôt.
Quels sont les flux de données entre PrestaShop et Symfonia ?
Une fois les rôles clarifiés, on peut décrire les données qui circulent entre les systèmes. La plupart vont de Symfonia vers la boutique. Dans l’autre sens ne remontent que les nouveaux clients et les commandes prêtes à être traitées. Le schéma ci-dessous montre l’ensemble du dispositif, et les sections suivantes détaillent les éléments clés.
Un code produit commun et les ensembles
Chaque flux a besoin d’une clé commune. Dans l’ancienne boutique, le champ de référence pouvait se répéter, et les ensembles avaient des références composées de plusieurs codes. C’est pourquoi nous associons les produits PrestaShop à Symfonia par le code produit de l’ERP.
Un nouveau produit créé dans Symfonia doit apparaître automatiquement dans la boutique, mais désactivé. L’ERP ne contient ni photos, ni descriptions, ni catégories. Le service client complète ces données, puis seulement active le produit à la vente.
Les ensembles sont un sujet à part. Le client achète une table, alors que Symfonia ne connaît que le plateau et les pieds. La boutique conserve donc la composition de l’ensemble et calcule sa disponibilité à partir du stock des composants : une table composée d’un plateau et de quatre pieds est disponible autant de fois que les deux éléments le permettent. Dans son compte, le client voit la table. L’entrepôt et Symfonia voient les composants.
D’où vient le stock : livraisons, arrivages prévus et retours
Chez Furnitex, le stock d’un produit dépend de l’étape où se trouve la marchandise. Le schéma ci-dessous montre ce cycle, de la commande fournisseur au retour client.
Arrivages prévus. Les informations sur la marchandise en route arrivent dans la boutique via un fichier Excel ou CSV : quel produit, combien d’unités, à quelle date. L’import compare le fichier aux données de PrestaShop. Il ajoute un nouvel arrivage, met à jour celui qui a changé et supprime celui qui ne figure plus dans le fichier.
Réception de la livraison. Un arrivage prévu ne se transforme pas automatiquement en stock à la date prévue, car un bateau venant de Chine peut avoir du retard. Le signal, c’est la réception de la marchandise dans Symfonia. Il arrive aussi qu’au lieu de 50 chaises, il en arrive 30. On applique alors la règle de la file d’attente : les unités disponibles vont d’abord aux commandes les plus anciennes, et les autres attendent le prochain arrivage.
Retours. Le transporteur rapporte la marchandise, un avoir est émis et, si le meuble n’est pas endommagé, il revient à la vente. Le processus de retour lui-même reste dans Symfonia. Pour l’intégration, il signifie simplement un stock plus élevé, qui peut alimenter les commandes en attente de ce produit.
Que se passe-t-il quand un client commande 50 tables ?
Supposons que l’entrepôt compte 10 tables, que les deux prochains arrivages en apportent 10 chacun, et que le client en veuille 50. La boutique ne refuse pas la commande. Elle la fractionne selon la disponibilité et réserve immédiatement les quantités correspondantes.
Dans ce système, les paniers ne sont pas des paniers d’achat, mais une façon de regrouper les commandes dans le back-office et dans le compte client. Le vert correspond à la marchandise en stock, le bleu aux arrivages prévus, et l’orange à la marchandise sans date. Les commandes suivantes du même client rejoignent les mêmes groupes, au lieu de créer des expéditions séparées. Le client qui a besoin de la marchandise tout de suite peut choisir l’expédition en 48 heures. Cette commande va dans un panier jaune distinct et ne peut contenir que des produits en stock local.
Nous consommons les arrivages prévus en commençant par le plus proche. Lorsqu’une commande couvre deux livraisons, le client doit voir la date de la plus tardive, car ce n’est qu’à ce moment qu’il aura tout.
Le parcours de la commande vers Symfonia : du panier vert à la facture
C’est la principale différence avec les intégrations simples. La commande n’arrive pas dans Symfonia au moment où elle est passée. La marchandise doit d’abord passer entre les mains du magasinier.
Le stock du système est théorique ; c’est l’entrepôt qui dit la vérité. Si le rapport annonce 200 chaises et qu’il y en a 180 sur place, le magasinier saisit la quantité réelle. Les 20 unités manquantes passent dans une nouvelle commande. Les produits confirmés forment le panier violet, qui part vers Symfonia sous forme d’une seule commande, avec les ensembles déjà décomposés en éléments.
C’est seulement à cette étape que la facture est créée et que les stocks de Symfonia diminuent. La commande disparaît aussi de la liste des commandes en attente : l’entrepôt ne la revoit donc pas dans le rapport suivant.
Le client : e-mail, numéro fiscal et code client
PrestaShop identifie le client par son adresse e-mail, et Symfonia par son code client. Le numéro fiscal ne suffit pas, car dans Symfonia, une même entreprise peut avoir plusieurs fiches clients avec différentes adresses de livraison. Nous avons donc conçu l’inscription par étapes.
Factures et paiements dans le compte client
Le numéro de facture et le PDF issus de Symfonia sont disponibles avec la commande dans le compte client. Le client n’a pas à demander de duplicata au service client.
Nous ne mappons volontairement pas les moyens de paiement. Chez Furnitex, chaque client a des conditions définies dans Symfonia, par exemple un virement à 7 jours, et ce sont elles qui figurent sur la facture. Ici, moins de code signifie moins de choses qui peuvent casser.
L’étape suivante est l’information sur les factures impayées. Avant de la mettre en place, décidez quoi faire des paiements partiels. C’est ce qui détermine si un simple statut suffit ou s’il faut le montant restant dû.
Comment tester l’intégration sans risquer les données ?
L’intégration crée de vrais documents dans Symfonia : nous travaillons donc sur un clone de l’environnement avec les données de production. Nous y testons les scénarios les uns après les autres, par exemple une commande de 10 chaises, puis un test avec un client réel.
Le deuxième point est la journalisation complète des événements. Chaque synchronisation et chaque réservation laissent une trace : quand, quelles données sont arrivées et comment le stock a évolué. En cas d’écart, on peut en trouver la cause sans deviner.
Quand une intégration aussi complète n’est-elle pas rentable ?
Le modèle décrit répond aux besoins précis de Furnitex. Toutes les boutiques n’ont pas à le reproduire.
Les questions à poser avant de lancer le projet
Bilan
Intégrer PrestaShop à Symfonia, c’est avant tout décrire le fonctionnement réel de votre entreprise : d’où vient la marchandise, qui décide de l’expédition et quand la facture est émise. Chez Furnitex, nous affinons certaines règles avec le client sur des cas réels, par exemple le report des commandes après une livraison incomplète. C’est précisément pour cela que nous consacrons autant de temps à l’analyse avant le développement.
Si vous prévoyez de connecter votre boutique à Symfonia, écrivez-nous. Nous passerons en revue votre processus de commande et vous dirons franchement ce qu’il vaut la peine d’automatiser et ce qu’il vaut mieux laisser pour plus tard.
Questions fréquentes
PrestaShop dispose-t-il d’une intégration prête à l’emploi avec Symfonia ?
Il existe des modules et des intégrateurs, mais avec des arrivages prévus, des ensembles et des conditions commerciales individuelles, il faut généralement une solution adaptée aux processus de l’entreprise.
Les stocks de la boutique et de Symfonia doivent-ils toujours être identiques ?
Pas toujours. Si des commandes attendent la préparation dans la boutique, le stock de PrestaShop sera plus bas, car Symfonia ne sort la marchandise qu’après confirmation du traitement.
Quand la commande doit-elle arriver dans Symfonia ?
Cela dépend du modèle de vente. Chez Furnitex, cela se fait après le contrôle de la marchandise par l’entrepôt. Dans une boutique simple, cela peut être au moment de la commande.
Que faire des clients déjà présents dans Symfonia ?
Il faut associer leurs comptes à la boutique par leur code client, au lieu de les recréer. Sinon, des doublons apparaîtront et l’historique des documents sera scindé.