Integracja Prestashop z Subiektem GT i nexo. Co warto wiedzieć przed wdrożeniem
Stany prowadzisz w Subiekcie, a sprzedaż idzie przez Prestashop. Dopóki zamówień jest kilka dziennie, ktoś przepisuje je ręcznie i poprawia stany pod koniec dnia. Przy kilkudziesięciu zamówieniach pojawiają się pomyłki, sprzedane towary, których już nie ma, i pytania klientów o fakturę.
Integracja rozwiązuje ten problem, ale tylko wtedy, gdy zostanie dobrze dobrana. Inaczej wygląda ona dla Subiekta GT, inaczej dla nexo, a jeszcze inaczej, gdy sprzedajesz równolegle na Allegro. Poniżej przechodzimy przez różnice, zakres danych, sposoby połączenia i typowe pułapki.
W skrócie: najpierw sprawdź, czy Twoja wersja Subiekta i licencja pozwalają na zapis dokumentów, np. przez Sferę. Następnie ustal, które dane płyną w którą stronę i który program jest dla nich źródłem. Na końcu wybierz moduł, integrator lub rozwiązanie pod firmę.
Subiekt GT i Subiekt nexo: co to znaczy dla integracji?
Oba programy pochodzą od firmy InsERT, ale należą do dwóch różnych linii produktów. Dlatego rozwiązanie zrobione pod GT nie musi działać z nexo i odwrotnie. Zawsze pytaj dostawcę o konkretną wersję, a nie ogólnie o „Subiekta”.
Drugą ważną rzeczą jest Sfera. To rozwiązanie InsERT, które udostępnia funkcje programu innym aplikacjom. W linii nexo sprawdź też, czy wymaga wersji PRO. Sam odczyt danych bywa możliwy na różne sposoby, ale jeśli integracja ma tworzyć dokumenty w Subiekcie, zwykle potrzebna jest właśnie Sfera lub rozwiązanie korzystające z niej. Przed rozmową o integracji sprawdź więc, jakie licencje masz i czy obejmują one Twoją wersję programu.
Trzecia sprawa to miejsce działania. Sklep stoi na serwerze w internecie, a Subiekt często na komputerze lub serwerze w biurze. Potrzebny jest więc łącznik, który działa po stronie Subiekta i wymienia dane ze sklepem. Jeśli ten komputer zostanie wyłączony na noc, synchronizacja też się zatrzyma.
Jakie dane powinna wymieniać integracja?
Najczęstszy błąd to założenie, że „wszystko ma się synchronizować”. Dobra integracja ma jasno podzielone obowiązki. Typowy podział wygląda tak:
Opis produktu w sklepie zwykle jest bogatszy niż nazwa w Subiekcie, więc nie powinien być nadpisywany. Podobnie zdjęcia. Natomiast stan i podstawowa cena mają swoje źródło w programie handlowym, a ręczne zmiany w sklepie i tak znikną przy następnej synchronizacji.
Jak połączyć produkty, gdy są warianty i zestawy?
Połączenie zaczyna się od wspólnego kodu, najczęściej symbolu towaru lub EAN. Sprawdź, czy jest wypełniony przy wszystkich produktach i czy się nie powtarza. Jeden błąd w kodzie oznacza zwykle zamówienie, które nie chce przejść do Subiekta.
Szczególnej uwagi wymagają warianty. W Prestashop koszulka w trzech rozmiarach to jeden produkt z kombinacjami. W Subiekcie zwykle są to trzy osobne towary z własnymi symbolami. Integracja musi więc łączyć je na poziomie kombinacji. Podobnie jest z zestawami: klient kupuje komplet, a dokument powinien zawierać jego składniki lub osobną pozycję kompletu. To trzeba ustalić razem z księgowością.
Zamówienia i dokumenty: co się dzieje po zakupie?
Zamówienie ze sklepu najczęściej trafia do Subiekta jako zamówienie od klienta. Dalej możliwe są różne scenariusze: rezerwacja towaru, wystawienie faktury lub paragonu, wydanie z magazynu. Warto dokładnie opisać te ścieżki, zanim ktoś zacznie programować.
Różnice w zaokrągleniach wyglądają jak drobiazg. W praktyce nawet kilka groszy różnicy między płatnością a fakturą potrafi co miesiąc zająć księgowości sporo czasu.
Moduł, Base czy rozwiązanie pod firmę?
Nie ma jednej dobrej odpowiedzi. O wyborze decyduje liczba kanałów sprzedaży i to, jak nietypowy jest Twój proces.
Jeśli Base już obsługuje Twoją sprzedaż na marketplace, może też łączyć sklep z Subiektem. Zakres takiego połączenia sprawdź dla swojej wersji programu. Pamiętaj, że dochodzi wtedy kolejny system z własną synchronizacją i własną pracą przy mapowaniach. O podłączeniu sklepu do Base, podziale ról i mapowaniach piszemy w artykule o integracji Prestashop z Base.
Czego wymagać od dostawcy integracji?
Kiedy integracja jeszcze się nie opłaca?
Przy kilku zamówieniach tygodniowo koszt licencji, wdrożenia i utrzymania może przewyższyć korzyści. Podobnie, gdy baza towarów w Subiekcie wymaga porządków. Wtedy najpierw uzupełnij symbole, EAN-y i ceny. Integracja niczego sama nie naprawi, a błędy przeniesie po prostu szybciej.
Podsumowanie
Integracja Prestashop z Subiektem to nie tylko wybór modułu. Trzeba sprawdzić wersję i licencje, ustalić kierunki danych, uporządkować kody, opisać obieg dokumentów, a dopiero potem wybrać sposób połączenia. Taka kolejność oszczędza najwięcej nerwów przy starcie.
Jeśli zastanawiasz się, jak połączyć swój sklep z Subiektem GT lub nexo, napisz do nas. Przejdziemy przez Twój obieg zamówień i dokumentów, a potem podpowiemy najprostsze rozwiązanie.
Najczęstsze pytania
Czy do integracji z Subiektem GT potrzebna jest Sfera?
Jeśli integracja ma zapisywać dokumenty w Subiekcie, zwykle tak. Ostateczne wymagania zależą od konkretnego rozwiązania, dlatego zapytaj o nie dostawcę przed zakupem.
Czy jedna integracja obsłuży Subiekta GT i nexo?
Nie zawsze. To dwie różne linie programów. Sprawdź, czy dostawca ma potwierdzone wdrożenia w Twojej wersji.
Jak często aktualizują się stany?
To zależy od rozwiązania, od kilku minut do kilku godzin. Im szybciej sprzedają się produkty, tym krótszy powinien być ten czas.
Czy Subiekt musi być stale włączony?
Jeśli działa lokalnie, a integracja korzysta z łącznika po jego stronie, komputer lub serwer musi pracować w czasie wymiany danych.