Integracja Prestashop z Symfonia ERP. Jak ją zaplanować, żeby działała bez problemu
Ten artykuł powstał na podstawie wdrożenia, które zespół prestaninja.pl prowadzi dla sklepu meblowego Furnitex. Pokazujemy w nim, jak łączymy Prestashop z systemem Symfonia ERP i jakie decyzje trzeba podjąć, zanim powstanie pierwsza linijka integracji.
W Furnitex dostępność mebla to nie jedna liczba. Są stany na magazynie lokalnym. Są terminy płynące, czyli towar w drodze z Chin. Są dostawy, które przychodzą niepełne albo spóźnione, i są zwroty od klientów. Jeśli integracja tego nie uwzględni, sklep sprzeda coś, czego nie ma, albo przestanie sprzedawać to, co za chwilę dotrze do magazynu.
W skrócie: dobra integracja Prestashop z Symfonią zaczyna się od ustalenia, który system odpowiada za którą informację, jak łączą się produkty i kontrahenci oraz w którym momencie zamówienie ma trafić do ERP. Dopiero na tym buduje się przepływy danych.
Punkt wyjścia: jak sprzedaje Furnitex
Furnitex obsługuje klientów firmowych i dużą część towaru sprowadza z Chin. Zamówienie u dostawcy powstaje w Symfonii około trzech miesięcy przed dostawą. Od tej chwili klienci chcą kupować te meble, choć fizycznie jeszcze ich nie ma.
Drugą cechą tego modelu jest wysyłka. Klient nie zamawia raz i nie czeka na kuriera. Przez kilka dni składa kolejne zamówienia, a moment wysyłki ustala z obsługą sklepu. Do tego dochodzą zestawy, indywidualne warunki handlowe i praca magazynu na paletach.
Zwykła synchronizacja „stan z ERP do sklepu” tutaj nie wystarczy. Symfonia wie, co leży na magazynie, ale nie wie jeszcze o zamówieniach, które czekają w sklepie na decyzję o wysyłce. Dlatego pierwszą decyzją projektową był podział ról.
Który system za co odpowiada?
Ustaliliśmy, że wszystkie zamówienia, także te przyjęte przez telefon lub w showroomie, są rejestrowane w Prestashop. Tylko wtedy sklep ma pełny obraz tego, co zostało już zarezerwowane.
Taki podział ma jedną konsekwencję, o której trzeba wiedzieć od początku: stan widoczny w sklepie bywa niższy niż stan w Symfonii. To nie błąd. Różnicę tworzą zamówienia zarezerwowane w sklepie, które jeszcze nie przeszły przez magazyn.
Jakie są przepływy danych między Prestashop a Symfonią?
Gdy role są jasne, można rozpisać dane płynące między systemami. Większość idzie z Symfonii do sklepu. W drugą stronę wracają tylko nowi kontrahenci i zamówienia gotowe do realizacji. Schemat poniżej pokazuje cały układ, a kolejne sekcje omawiają najważniejsze elementy.
Wspólny kod produktu i zestawy
Każdy przepływ potrzebuje wspólnego klucza. W starym sklepie pole z indeksem potrafiło się powtarzać, a zestawy miały indeksy sklejone z kilku kodów. Dlatego produkty w Prestashop łączymy z Symfonią po kodzie produktu z ERP.
Nowy produkt założony w Symfonii ma pojawiać się w sklepie automatycznie, ale jako nieaktywny. ERP nie ma zdjęć, opisów ani kategorii. Obsługa uzupełnia te dane i dopiero wtedy włącza produkt do sprzedaży.
Osobnym tematem są zestawy. Klient kupuje stół, a Symfonia zna tylko blat i nogi. Sklep przechowuje więc skład zestawu i liczy jego dostępność ze stanów składowych: stół składający się z blatu i czterech nóg jest dostępny tyle razy, na ile wystarczy obu elementów. Klient w swoim koncie widzi stół. Magazyn i Symfonia widzą składowe.
Skąd bierze się stan magazynowy: dostawy, terminy płynące i zwroty
Stan produktu w Furnitex zależy od tego, na jakim etapie drogi jest towar. Poniższy schemat pokazuje ten cykl, od zamówienia u dostawcy po zwrot od klienta.
Terminy płynące. Informacje o towarze w drodze trafiają do sklepu z pliku Excel lub CSV: jaki produkt, ile sztuk, w jakim terminie. Import porównuje plik z danymi w Prestashop. Nowy termin dodaje, zmieniony aktualizuje, a taki, którego w pliku już nie ma, usuwa.
Przyjęcie dostawy. Termin nie zamienia się w stan magazynowy automatycznie z nadejściem daty, bo statek z Chin potrafi się spóźnić. Sygnałem jest dopiero przyjęcie towaru w Symfonii. Bywa też, że zamiast 50 krzeseł przypłynie 30. Przyjmujemy wtedy zasadę kolejki: dostępne sztuki dostają najpierw najstarsze zamówienia, a pozostali czekają na kolejny termin.
Zwroty. Kurier przywozi towar, powstaje faktura korekta i jeśli mebel nie jest uszkodzony, wraca do sprzedaży. Sam proces zwrotu pozostaje w Symfonii. Dla integracji oznacza on po prostu większy stan, który może zasilić zamówienia czekające na ten produkt.
Co się dzieje, gdy klient zamawia 50 stołów?
Załóżmy, że na magazynie jest 10 stołów, w dwóch najbliższych dostawach płynie po 10 sztuk, a klient chce 50. Sklep nie odrzuca zamówienia. Dzieli je według dostępności i od razu rezerwuje odpowiednie ilości.
Koszyki w tym systemie to nie koszyk zakupowy, tylko sposób grupowania zamówień w obsłudze i na koncie klienta. Zielony oznacza towar na magazynie, niebieski terminy płynące, a pomarańczowy towar bez terminu. Kolejne zamówienia tego samego klienta trafiają do tych samych grup, zamiast tworzyć osobne wysyłki. Klient, który potrzebuje towaru od razu, może wybrać wysyłkę w 48 godzin. Takie zamówienie trafia do osobnego, żółtego koszyka i może zawierać tylko produkty z magazynu lokalnego.
Terminy płynące zużywamy od najwcześniejszego. Gdy zamówienie obejmuje dwie dostawy, klient powinien widzieć datę późniejszej, bo dopiero wtedy będzie miał komplet.
Droga zamówienia do Symfonii: od zielonego koszyka do faktury
To najważniejsza różnica w stosunku do prostych integracji. Zamówienie nie trafia do Symfonii w chwili złożenia. Najpierw towar musi przejść przez ręce magazyniera.
Stan w systemie jest teoretyczny, a magazyn pokazuje prawdę. Jeśli raport mówi o 200 krzesłach, a na miejscu jest 180, magazynier wpisuje realną ilość. Brakujące 20 sztuk trafia do nowego zamówienia. Potwierdzone produkty tworzą fioletowy koszyk, który idzie do Symfonii jako jedno zamówienie, już z zestawami rozbitymi na składowe.
Dopiero na tym etapie powstaje faktura, a stany w Symfonii się zmniejszają. Zamówienie znika też z listy oczekujących, więc magazyn nie widzi go ponownie przy kolejnym raporcie.
Kontrahent, czyli e-mail, NIP i kod kontrahenta
Prestashop rozpoznaje klienta po adresie e-mail, a Symfonia po kodzie kontrahenta. NIP nie pomoże, bo w Symfonii ta sama firma może mieć kilku kontrahentów z różnymi adresami dostawy. Rejestrację zaplanowaliśmy więc etapami.
Faktury i płatności w koncie klienta
Numer faktury i plik PDF z Symfonii są dostępne przy zamówieniu w koncie klienta. Klient nie musi prosić obsługi o duplikat.
Metod płatności świadomie nie mapujemy. W Furnitex każdy kontrahent ma w Symfonii przypisane warunki, na przykład przelew z terminem 7 dni, i to one trafiają na fakturę. Mniej kodu oznacza tutaj mniej rzeczy, które mogą się zepsuć.
Kolejnym krokiem jest informacja o nieopłaconych fakturach. Zanim ją wdrożysz, ustal, co z płatnościami częściowymi. Od tego zależy, czy wystarczy sam status, czy potrzebna będzie kwota pozostała do zapłaty.
Jak testować integrację, żeby nie ryzykować danych?
Integracja tworzy w Symfonii prawdziwe dokumenty, dlatego pracujemy na klonie środowiska z danymi produkcyjnymi. Na nim sprawdzamy kolejne scenariusze, na przykład zamówienie 10 krzeseł, a później test na realnym kliencie.
Drugą rzeczą jest pełny zapis zdarzeń. Każda synchronizacja i rezerwacja zostawia ślad: kiedy, jakie dane przyszły i jak zmienił się stan. Gdy pojawia się rozbieżność, można ustalić jej przyczynę bez zgadywania.
Kiedy tak rozbudowana integracja się nie opłaca?
Opisany model odpowiada na konkretne potrzeby Furnitex. Nie każdy sklep musi go powtarzać.
O co zapytać przed startem projektu?
Podsumowanie
Integracja Prestashop z Symfonią to przede wszystkim opis tego, jak naprawdę działa Twoja firma: skąd bierze się towar, kto decyduje o wysyłce i kiedy powstaje faktura. W Furnitex część reguł, na przykład przesuwanie zamówień po niepełnej dostawie, dopracowujemy razem z klientem na realnych przypadkach. Właśnie dlatego tak dużo czasu poświęcamy analizie przed programowaniem.
Jeśli planujesz połączenie sklepu z Symfonią, napisz do nas. Przejdziemy przez Twój proces zamówień i powiemy wprost, co warto zautomatyzować, a co na razie zostawić.
Najczęstsze pytania
Czy Prestashop ma gotową integrację z Symfonią?
Są gotowe moduły i integratory, ale przy terminach płynących, zestawach i indywidualnych warunkach handlowych zwykle potrzebne jest rozwiązanie dopasowane do procesu firmy.
Czy stany w sklepie i w Symfonii muszą być zawsze takie same?
Nie zawsze. Jeśli zamówienia czekają w sklepie na kompletację, stan w Prestashop będzie niższy, bo Symfonia zdejmuje towar dopiero po potwierdzeniu realizacji.
Kiedy zamówienie powinno trafić do Symfonii?
To zależy od modelu sprzedaży. W Furnitex dzieje się to po sprawdzeniu towaru przez magazyn. W prostym sklepie może to być chwila złożenia zamówienia.
Co z klientami, którzy już są w Symfonii?
Należy powiązać ich konta ze sklepem po kodzie kontrahenta, zamiast zakładać ich od nowa. Inaczej powstaną duplikaty, a historia dokumentów się rozdzieli.